Da li mislite da imate previše obaveza, a premalo vremena? U sve konkurentnijem svetu neophodno je konstantno raditi na uvećanju svoje produktivnosti. Poslovno okruženje zahteva više rada i smanjenje troškova, što za posledicu ima povećano opterećenje, duže radno vreme i veći pritisak na zaposlene.

Brzina kojom se šire informacije i razvija nauka i tehnologija, ubrzana globalizacija i smanjenje potreba za radnim mestima, utiču kako na zaposlene tako i na mlade koji se obrazuju, jer se zahtevi i konkurentnost konstantno uvećavaju. Uzimajući u obzir navedeno, pretpostavka je da bi većina ljudi odgovorila pozitivno na pitanje postavljeno na početku. Međutim, cilj ovog teksta nije odgovor na to pitanje.

Pravo pitanje glasi: Kako da stignemo da obavimo sve svoje obaveze u predviđenim rokovima, a da opet imamo vremena za kvalitetno vreme koje posvećujemo sebi i dragim ljudima?

Najjednostavniji odgovor na ovo pitanje bio bi da je neophodno da radimo pametnije, a ne da radimo više.

Veština upravljanja vremenom (eng. Time Management) upravo se odnosi na znanje kako se to radi „pametnije”, kroz usvajanje i razvoj tehnika kojima se unapređuje način odabira ciljeva, pristupanja zadacima, organizaciji rada i istrajnosti u ostvarivanju postavljenih ciljeva. Istraživanja su pokazala da usvajanje tehnika efikasnog upravljanja vremenom povećava efikasnost i produktivnosti i umanjuje sklonost ka prokrastinaciji.

Prepoznato je da pozitivno utiče na uspostavljanje balansa između poslovnih obaveza i porodičnog života, što utiče na bolje zdravstveno stanje ispitanika i veći stepen zadovoljstva poslom. Studenti koji uspostavljaju veći stepen kontrole nad svojim vremenom izveštavaju o značajno pozitivnijoj evaluaciji svog rada, imaju viši nivo zadovoljstva svojim životom, odlučniji su i izveštavaju o značajno nižem stepenu psihosomatskih problema. Takođe, istraživanja su pokazala da studenti koji efikasnije upravljaju svojim vremenom, postižu značajno bolji prosečni uspeh tokom školovanja.

Kao nastavnici imate dvostruku odgovornost, da svoje vreme organizujete tako da budete produktivni, ali i zadovoljni, kao i da na svoje učenike prenesete veštine upravljanja vremenom kako bi vaš rad sa njima bio efikasan i kako bi i sami bili što uspešniji i zadovoljniji.

Tehnike efikasnog upravljanja vremenom

Da bismo efikasno upravljali svojim vremenom neophodno je da naučimo kako da postavljamo ciljeve, određujemo prioritete, planiramo svoje obaveze, adekvatno evaluiramo postignuto i istrajemo u ostvarenju ciljeva.

1. Akciono planiranje

Ne brini za svoju budućnost, počni da je planiraš. Akciono planiranje je proces koji nam pomaže da se fokusiramo na bitne stvari i korake neophodne za ostvarivanje postavljenih ciljeva. Ono predstavlja odnos između željenih ciljeva i raspoloživog vremena. U najširem smislu, ono podrazumeva jasnu (SMART) definiciju cilja i njegovu podelu na konkretne akcije koje će dovesti do ostvarenja.

U postupku ostvarenja željenog cilja, neophodno je „pametno” definisati željeni cilj. Pametna definicija cilja predstavlja prevod engleskog akronima SMART:

S (specific) – cilj treba da bude precizno, jasno i konkretno definisan.
M (measurable) – cilj treba da poseduje merljiv rezultat, odnosno mora biti definisano na koji način se može utvrditi da li je i u kom stepenu cilj ostvaren.
A (attainable) – da bismo mogli da ga ostvarimo, neophodno je definisati dostižan cilj.
R (realistic; resource bond) – cilj treba da bude realističan, odnosno u skladu sa našim resursima i mogućnostima.
T (timely) – neophodno je definisati vreme ostvarivanja cilja.

Dakle, da bismo ostvarili željeni cilj, neophodno je da isti adekvatno definišemo, a da bi on bio realan i ostvariv, važno je da objektivno procenimo svoju trenutnu situaciju i željene ciljeve, kao i neophodne akcije koje će do njih dovesti. Takođe, koliko god da nam planovi i akcije deluju ostvarivo i realno, dobro je uvek imati i rezervni plan ili dodatne aktivnosti koje nam mogu pomoći da ostvarimo cilj, ukoliko dođe do okolnosti koje nisu mogle da se predvide prilikom definisanja cilja.

Primer SMART cilja za učenike: Želim da imam odličan prosečan uspeh, cilj mi je da do kraja školske godine popravim ocene i ostvarim prosečnu ocenu 4,50.

2. Raslojavanje cilja na manje ciljeve

Ukoliko se željeni cilj podeli na manje ciljeve, odnosno zadatke definisane konkretnim zadacima koji će doprineti njegovom ostvarenju, lakše će se uvideti prioriteti, preciznije organizovati vreme i postojaće mogućnost objektivnije procene progresa, što značajno olakšava proces odluke i utvrđivanja narednih koraka.

Primer raslojavanja cilja: Kako bih ostvario prosečnu ocenu 4,50, potrebno je da popravim ocenu iz matematike na 4, iz biologije na 5, iz fizike na 4, iz srpskog da dobijem još jednu peticu itd.

Prilikom raslojavanja cilja na konkretne zadatke, neophodno je jasno proceniti svoje slabosti i snage. Kada u primeru odredimo sebi jasne obaveze koje će nas dovesti do cilja, preciznije i objektivnije možemo da sagledamo mogućnosti ostvarivanja utvrđenog cilja, odnosno koju ocenu iz kog predmeta realno možemo da dobijemo (uzimajući u obzir prethodne ocene, znanje koje smo stekli iz konkretnog predmeta, raspored odgovaranja i kontrolnih zadataka itd.) i koliko je neophodno da se potrudimo i na kojim predmetima kako bismo ostvarili željeni uspeh.

3. Određivanje prioriteta

Biti efikasan i efektivan nije isto. Efikasnost predstavlja rad na pravi način, brzo i kvalitetno, dok efektivnost podrazumeva rad na pravoj stvari. Kako odrediti šta je to „prava stvar”?

Prava stvar predstavlja urgentne i važne stvari. Ukoliko radimo vredno i predano, ali na irelevantnim zadacima, mi jesmo efikasni, ali nismo efektivni, jer nas rezultati tog rada ne približavaju željenim rezultatima.Zato se i pored kvalitetno urađenih zadataka, može reći da su uloženi vreme i trud protraćeni. Ukoliko se izlistaju stvari koje bi trebalo da se urade ili postoji želja da se urade i poređamo ih u odnosu na važnost i urgentnost, izbeći će se zamka trošenja vremena i energije na irelevantne ili trenutno manje važne obaveze.

4. Pisanje podsetnika

Vođenje lista obaveza umnogome može da olakša organizaciju vremena, kao i da se izbegne potencijalno zaboravljanje obaveza. U našem narodu se često kaže da pametan zapisuje, a onaj „malo manje pametan” pamti.

Ako tome pridodamo činjenicu da savremena tehnologija pruža mogućnost unosa i organizacije vremena na svim portabilnim uređajima, kao i da postoji veliki broj aplikacija koje će nam pomoći da obaveze ažuriramo efikasno, uz adekvatno podsećanje na iste, teško se može naći razuman izgovor za izbegavanje sastavljanja liste obaveza, a još manje izgovor za kašnjenje ili zaboravljanje na obaveze.

Sa druge strane, ukoliko ste kreativni i ništa ne može da vam zameni osećaj cepanja ili škrabanja obaveze koju ste završili, pustite mašti na volju i organizujte svoje obaveze na listi koju ćete osmisliti tako da vas motiviše i usmerava ka aktivnostima koje vas vode do cilja.

Neke od prednosti korišćenja lista obaveza:

• Fokusiranje na važne stvari.
• Minimizira se mogućnost zaboravljanja na obaveze.
• Pomaže pri organizaciji misli.
• Pomaže u sagledavanju šire slike.
• Rasterećuje obaveze pamćenja svih informacija.
• Štedi vreme.
• Pomaže u određivanju prioriteta.
• Pruža subjektivni osećaj većeg stepena kontrole nad vremenom.
• Pruža mogućnost praćenja odrađenih stvari.

5. Pobeda nad prokrastinacijom

Prokrastinacija može da se javlja zbog straha od neuspeha, perfekcionizma, nedostatka samokontrole, odnosno nemogućnosti suzdržavanja od trenutnih poriva, neadekvatnog plana aktivnosti ili zbog običaja da podcenjujemo vreme koje će nam biti potrebno da završimo neku aktivnost.

Bez obzira šta stoji u pozadini, prokrastinaciju karakteriše odlaganje akcija i izvršenja zadataka. Postoje razni saveti kako da se izbegne: obezbeđivanje uslova gde nam ništa neće odvlačiti pažnju, vizualizacija uspeha, ustaljeno vreme rada konkretnih aktivnosti itd. Međutim, kao najbolji oponent prokrastinaciji pokazalo se jednostavno započinjanje aktivnosti.

Iako u početku može delovati teško i sporo, kada se prevaziđe početni otpor, ispitanici uglavnom izveštavaju da im je zadatak delovao teže i napornije dok nisu krenuli da ga rade i da su u toku konkretnog rada znatno lakše fokus pažnje usmerili na rešavanje zadatka ili obavljanje aktivnosti.

Kako bi se umanjila mogućnost prokrastinacije i „kradljivaca vremena”, odnosno obavljanja nevažnih zadataka i zadataka koji nisu urgentni, korisno je slediti korake RAC metode praćenja aktivnosti:

• R (Record) – beleženje dnevnih aktivnosti i vremena utrošenog na njih;
• A (Analyze) – analiziranje dnevnih aktivnosti na kraju dana, isticanje svih aktivnosti koje su procenjene kao bespotrebne i određivanje pet najvećih ,,kradljivaca vremena’’ među njima;
• C (Change) – organizovati obaveze i radno vreme, tako da se izbegne ponovno utvrđeno uzaludno trošenje vremena.

Ova metoda pruža mogućnost da se stekne neposredan i objektivan uvid u način na koji raspolažemo svojim vremenom. Ljudi često potcenjuju količinu vremena koju troše na trivijalne aktivnosti, koja im krade vreme za završavanje obaveza, a samim tim, indirektno značajno smanjuju i dužinu raspoloživog slobodnog vremena za aktivnosti u kojima zaista uživaju.

Pogledajte video o prokrastinaciji.

6. Nagrada za kraj

Na kraju, ali ne i manje važno, potrebno je jasno odrediti čime ćemo sebe nagraditi kada završimo utvrđene zadatke koji nas vode do cilja. Cilj je, uglavnom, nagrada sam po sebi, međutim, kako bismo istrajali u radu na ostvarivanju cilja, neophodno je da sebe podstaknemo nagradama za adekvatno završene aktivnosti koje nas vode do njega.

Važno je jasno definisati kada i kako ćete sebe nagraditi. Mudro izaberite čime sebe želite da nagradite i ne budite skromni, naročito kada završite zahtevne zadatke. Pored podsticaja da istrajete u zadatku, ove nagrade pomažu u sagledavanju progresa i motivaciji da se započne novi zadatak.

Autor: Milana Jovanov

Literatura:

• Action Planning, (2016). Kent.ac.uk. Retrieved 28 April 2016, from https://www.kent.ac.uk/careers/sk/skillsactionplanning.htm
• Adams, G. A, & Jex, S. M. (1999). Relationships between time management, control, work–family conflict, and strain. Journal of occupational health psychology, 4(1), 72.
• Britton, B. K, & Tesser, A. (1991). Effects of time-management practices on college grades. Journal of educational psychology, 83(3), 405.
• Eerde, W. V. (2003). Procrastination at work and time management training. The Journal of psychology, 137(5), 421-434.
• Green, P, & Skinner, D. (2005). Does time management training work? An evaluation. International Journal of Training and Development, 9(2), 124-139.
• How to manage your time effectively. (2016). Kent.ac.uk. Retrieved 28 April 2016, from https://www.kent.ac.uk/careers/sk/time.htm
• Macan, T. H, Shahani, C, Dipboye, R. L, & Phillips, A. P. (1990). College students' time management: Correlations with academic performance and stress. Journal of educational psychology, 82(4), 760.